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title: ¿Cómo estandarizar y automatizar procesos? Guía definitiva 2024
description: ¿Cómo mejorar los procesos en la empresa? en este blog encontrarás la guía definitiva paso a paso para estandarizar y automatizar tus procesos sin ser experto.
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# [¿Cómo estandarizar y automatizar procesos? Guía definitiva 2024](https://blog.takum.co/es/como-estandarizar-y-automatizar-procesos-guia-definitiva-2024)

 Escrito por [Admin](https://blog.takum.co/es/author/admin) | 25 de enero de 2024, 20:07:05 Z

Para múltiples organizaciones, la estandarización de procesos se ha convertido en un pilar de crecimiento exponencial y de productividad. Sin embargo, no basta con solo identificar y definir los procesos por rol o área en concreto, también es necesario, automatizar para eliminar los errores humanos y tener resultados regulados.

Es decir, que la automatización de procesos es lo consiguiente a la estandarización de procesos.

En este blog vamos a conocer cómo estandarizar los procesos y automatizarlos por medio una herramienta gratuita.

 

1. [¿Cómo estandarizar los procesos?](https://blog.takum.co/es/como-estandarizar-y-automatizar-procesos-guia-definitiva-2024?hs_amp=true#como-estandarizar)
2. [Ventajas de la estandarización de procesos](https://blog.takum.co/es/como-estandarizar-y-automatizar-procesos-guia-definitiva-2024?hs_amp=true#ventajas)
3. [¿Qué es y cómo elaborar un mapa de procesos?](https://blog.takum.co/es/como-estandarizar-y-automatizar-procesos-guia-definitiva-2024?hs_amp=true#mapa-procesos)
4. [Pasos para elaborar un mapa de procesos](https://blog.takum.co/es/como-estandarizar-y-automatizar-procesos-guia-definitiva-2024?hs_amp=true#pasos)
5. [¿Qué es la automatización de procesos?](https://blog.takum.co/es/como-estandarizar-y-automatizar-procesos-guia-definitiva-2024?hs_amp=true#que-es)
6. [¿Cómo saber que procesos debería automatizar?](https://blog.takum.co/es/como-estandarizar-y-automatizar-procesos-guia-definitiva-2024?hs_amp=true#como-saber)
7. [¿Cómo crear objetivos medibles?](https://blog.takum.co/es/como-estandarizar-y-automatizar-procesos-guia-definitiva-2024?hs_amp=true#objetivos-medibles)
8. [¿Cómo automatizar los procesos? + herramienta gratuita](https://blog.takum.co/es/como-estandarizar-y-automatizar-procesos-guia-definitiva-2024?hs_amp=true#automatizar)

### Como estandarizar los procesos.

#### Ventajas de la estandarización de procesos.

Conocer los procesos: tener un conocimiento claro sobre los procesos en la empresa, permitirá a cualquier gerente encontrar áreas de mejora o falencias en un ciclo de procesos, además, servirá para acelerar la curva de aprendizaje de funciones y desempeño para nuevos colaboradores.

Reglamentos de trabajo y cumplimiento de normas: uno de los nortes de las empresas es lograr en mediano o largo plazo certificarse en normas de calidad a nivel estratégico. Para lograr certificar la empresa en distintas competencias, la definición y conocimiento de los procesos, son el paso número uno.

Control de las operaciones y reducción de costos: la reducción de costos operacionales es uno de los principales beneficios de la estandarización de procesos. Al asegurar que todos los empleados sigan los mismos procedimientos y pautas, se eliminan los errores y las ineficiencias que pueden llevar a costos adicionales. Al tener procesos estandarizados, se optimiza el uso de los recursos y se evitan gastos innecesarios. Esto permite a las empresas mantener un margen de utilidad sólida a lo largo del tiempo y poder invertir en tecnología para ser más competitivas en el mercado. 

Comprendiendo las ventajas y beneficios de la estandarización de procesos esta es la ruta para elaborarlo:

#### Definición del mapa de procesos.

El mapa de procesos es una representación visual y detallada de los pasos y actividades que se llevan a cabo en la realización de una tarea o proceso específico dentro de una organización. Este mapa proporciona una visión completa y estructurada de cómo se ejecutan actualmente las actividades, desde el inicio hasta la finalización. 

El mapa de procesos se elabora a partir de la agrupación de actividades y tipo de procesos, estos pueden ser:

- Procesos estratégicos.
- Procesos operacionales o misionales.
- Procesos complementarios o de apoyo.

Así mismo, cada proceso específico contiene elementos tales como:

- Manuales.
- Flujos.
- Actividades y tareas.
- Responsabilidades y roles.
- Entradas y salidas. 

#### Pasos para elaborar un mapa de procesos.

##### Identificación del proceso.

Como primer factor se debe elegir el proceso específico que deseas conocer o en el cuál la empresa presente fallas operacionales. Puede ser un ciclo completo o una parte clave de una operación.

##### Recolección de información:

Para obtener información detallada sobre cada actividad en el proceso, es importante realizar entrevistas con todos los involucrados. Estas entrevistas permitirán obtener datos precisos sobre cómo se lleva a cabo cada tarea, quién es el responsable de realizarla y qué recursos se utilizan.

Durante estas entrevistas, se puede profundizar en cada etapa del proceso y obtener una visión completa de cómo se desarrolla. Es importante preguntar sobre los pasos específicos que se siguen, los procedimientos utilizados y cualquier desafío o problema que pueda surgir durante la ejecución de cada actividad. En este paso se identifican riesgos a los que el proceso está expuesto.

##### Secuencia de actividades.

Establecer la secuencia lógica de las actividades es crucial para garantizar un flujo eficiente y natural del proceso. Se deben organizar las tareas de forma cronológica para visualizar claramente el orden en que deben llevarse a cabo, evitando confusiones y retrasos innecesarios.

Además, al organizar las tareas de forma cronológica, se pueden identificar posibles cuellos de botella o puntos de congestión en el proceso. Esto permite tomar medidas correctivas para optimizar el flujo de trabajo.

##### Utilización de símbolos.

Utiliza símbolos estandarizados de diagramas de flujo para representar las actividades, decisiones, inicio, fin, entre otros. Esto ayudará a que el procedimiento sea comprensible para todos los involucrados.

Los símbolos a utilizar dependerán de actividad de la empresa o el rol específico a desarrollar.

Fuente: diagramaweb.com

##### Revisión y validación.

Comparte el procedimiento con los participantes del proceso para obtener retroalimentación. Asegúrate de que se refleje con precisión la realidad y realiza ajustes si es necesario.

##### Documentación detallada.

Acompaña el procedimiento con una documentación detallada que describa cada actividad, rol, responsabilidad, entradas y salidas. Esto proporcionará un contexto adicional y facilitará la comprensión.

#### ¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos consiste en utilizar la tecnología para realizar tareas repetitivas y manuales de manera automática, sin necesidad de intervención humana directa. Su objetivo principal es mejorar la eficiencia operativa, reducir errores y liberar recursos humanos para actividades más estratégicas. Al implementar la automatización de procesos, las organizaciones pueden lograr una mayor consistencia en la ejecución de tareas, agilizar los flujos de trabajo y adaptarse rápidamente a los cambios en el entorno empresarial. 

##### ¿Cómo saber que procesos debe automatizar?

Procesos recurrentes y de alto volumen: son aquellos procesos repetitivos y manuales que puedan digitalizarse, desencadenen más acciones importantes y que involucren cargas operacionales poco dinámicas y estratégicas para una persona. Por ejemplo: emitir correos masivos a clientes bajo ciertas condiciones o etapas. La recurrencia son las condiciones o etapas y el volumen de actividades serían los email por enviar.

Con una herramienta de automatización ideal, estos procesos dejarían de estar con propiedad

Procesos de alto riesgo presupuestario: estos procesos de alto riesgo son las acciones que de no hacerse conllevan a pérdidas operacionales o que afectan directamente el ROI en tiempo y forma. Estos procesos son frecuentes en los equipos de proyectos de construcción que tienen *áreas y ciclos dependientes,* es decir,que un *área B debe aguardar la instrucción o la conclusión de las actividades del área A, o incluso existir etapas intermedias entre ambas áreas para iniciar.*

Por ejemplo: *El equipo A debe solicitar una aprobación de insumos cinco días hábiles antes de finalizar su cronograma de tareas, de modo que cuando el equipo B comience las actividades, la solicitud ya esté* aprobada y *los insumos hayan llegado al lugar de trabajo.* En este caso la automatización se realizarían sobre la notificación y envío del documento en el tiempo a los responsables de la aprobación de este presupuesto.

#### Crear objetivos medibles.

Cuando se identifican los procesos clave, también se encuentran situaciones inciertas o puntos de ruptura en los que deberían realizarse acciones específicas. El hecho de no culminarse estas acciones provoca una ralentización o desconexión en el ciclo de los procesos y las áreas, generando variaciones en los costos operativos y errores.

Los objetivos medibles permiten precisamente crear un norte de mejora para los puntos de ruptura en los procesos a corregir, algunos de los objetivos pueden ser:

- Disminución de errores.
- Disminución de tareas repetitivas.
- Reducción del tiempo del ciclo.

#### Como automatizar los procesos.

Como sabemos, la automatización se ejecuta con ayuda de plataformas que dispongan de esta función y la capacidad de adaptarse a los flujos de procesos que tiene la empresa o área.

Esta plataforma debe ser fácil de comprender y de manejar, puesto que, estos beneficios mejora la curva de aprendizaje del equipo de trabajo que tendrá interacción con la misma.

Una de las plataformas que recomendamos en Takúm - consultora de procesos y proyectos es [monday.com,](https://blog.takum.co/es/consultoria-e-implementacion-de-monday?hsLang=es)porque contiene las funciones de crear automatizaciones de forma  predeterminada y en pocos clics, además, no hay necesidad de comprender código para comenzarla a usar y se puede obtener una [prueba gratuita aquí.](https://monday.com/partners/lang/es/projectmgmt?utm_source=Partner&utm_campaign=takum?utm_banner=solucion_especializada_para_proyectos_3)

 

 

También esta plataforma dispone de un centenar de demostraciones y tutoriales para que puedas comenzar a optimizar los flujos de tus procesos y automatizar esas tareas.

Si eres parte de una empresa con gran interés por mejorar sus procesos y proyectos internos, puedes obtener consultoría profesional al rededor de esta potente plataforma aquí:

[Agenda una consultoría profesional.](https://blog.takum.co/meetings/juanjaramillo/hablar-con-monday?hsLang=es)

[Ver post completo](https://blog.takum.co/es/como-estandarizar-y-automatizar-procesos-guia-definitiva-2024)

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